A quelles pièces le réviseur a-t-il accès lors d’un contrôle AVS de l’employeur ?

Lorsqu’une entreprise est soumise à un contrôle AVS, elle devra répondre à de nombreuses demandes de pièces émanant du bureau de révision agréé désigné pour effectuer ce contrôle conformément aux dispositions légales.

Destiné à protéger les salariés, à corriger les erreurs éventuelles dans les décomptes de l’employer et à conseiller ce dernier, le contrôle AVS s’effectue pour tous les employeurs annonçant une masse salariale annuelle supérieure à CHF 150’000.-. Il peut également avoir lieu lorsque la masse salariale annuelle dépasse CHF 100’000.- ou lors de situations particulières (création ou dissolution d’entreprise, changement de caisse, etc.).

Les modalités de ce contrôle figurent dans le Règlement sur l’assurance-vieillesse et survivants (RAVS, art. 159 et suivants).

Conformément à ces dispositions, le bureau de révision doit vérifier si l’employeur s’acquitte correctement de ses tâches, en se fondant sur tous les documents requis par cette vérification.

Ainsi, il arrive parfois que l’employeur s’étonne des demandes émanant du réviseur, notamment lorsqu’il souhaite par exemple avoir un accès complet au système informatique comptable de la société. Se pose alors la question de savoir quelles sont les limites de son droit d’accès et dans quelle mesure l’employeur est-il en droit de refuser de fournir certaines informations qui lui semblent protégées par le secret des affaires et non pertinentes pour le contrôle AVS.

Conformément à l’art. 209 RAVS, les employeurs doivent permettre aux bureaux de révision et de contrôle de prendre connaissance de leurs livres et pièces et leur donner tous les renseignements nécessaires pour que puissent être remplies les tâches de révision et de contrôle.

Sur la base de cette dernière disposition légale, l’Office fédéral des assurances sociales a établi deux documents à l’attention des réviseurs, à savoir :

• Circulaire aux caisses de compensation sur le contrôle des employeurs (CCE)
• Instructions aux bureaux de révision sur l’exécution des contrôles d’employeurs (IRE)

Conformément à ces Instructions (article 2002) :

« Les pièces justificatives nécessaires à l’examen de la correcte exécution des tâches sont notamment les suivantes:

• comptabilité des salaires, comptabilités auxiliaires et documents comptables;
• comptabilité financière (comptes de bilan et de résultat);
• bouclements annuels avec affectation du bénéfice;
• concordance des chiffres de la comptabilité financière avec le décompte AVS (devrait être présenté au début de la révision);
• tous les documents se trouvant chez l’employeur et concernant la prévoyance professionnelle;
• documents au sujet des caisses de prévoyance et des fondations patronales;
• pour les entreprises à structure de holding, les documents de toutes les filiales et société sœurs pour autant qu’elles soient affiliées à la même caisse de compensation. »

Il sied de relever que la RSA (Revisionsstelle der Ausgleichskassen – Genossenschaft für Arbeitgeberkontrollen) a établi une liste des documents plus étendue, qui peut être consultée au lien suivant : http://www.rsa.ch/fr/contrle_demployeur/documents/

En pratique, aucune disposition légale n’impose donc de devoir accorder au réviseur un accès informatique à l’ensemble de la comptabilité de l’entreprise.

Toutefois, les réviseurs sont habitués à demander un tel accès afin de pouvoir prendre connaissance plus aisément de toutes les écritures comptables. Lorsqu’il s’agit de contrôler une entreprise employant un grand nombre de personnes, il se peut qu’un tel accès facilite également la tâche de l’employeur, qui ne doit ainsi pas préparer un volume très important de documentation comptable.

En cas de refus d’accorder un tel accès au réviseur, les conséquences pour l’employeur seraient les suivantes :

• Infraction à la LAVS et au RAVS :

Conformément à l’art. 88 LAVS, celui qui refuse de donner des renseignements, celui qui s’oppose à un contrôle ordonné par l’autorité compétente ou qui le rend impossible de toute autre manière sera puni d’une amende (contravention).

Celui qui se rend coupable d’une infraction aux prescriptions d’ordre et de contrôle sans que cette infraction soit punissable conformément à l’article précité sera, après avertissement, puni par la caisse de compensation d’une amende d’ordre allant jusqu’à CHF 1’000.- au plus. En cas de récidive, l’amende sera de CHF 5’000.- au plus (art. 91 LAVS).

• Conséquences sur le rapport du réviseur :

Conformément à la Circulaire de l’OFAS précitée, un système de « points » – qui sont accordés par le réviseur en fonction de son appréciation de la situation de l’entreprise contrôlée – permet ensuite de savoir dans quel laps de temps aura lieu le prochain contrôle. Moins l’entreprise est en conformité avec les dispositions légales, plus les contrôles seront rapprochés afin de suivre de près l’évolution de la société.

En l’espèce, le fait de ne pas mettre à disposition toutes les pièces comptables demandées par le réviseur pourrait être perçu comme un manque de coopération de la société. Ainsi, la disposition de l’employeur à participer au contrôle et à donner des renseignements, respectivement son éventuel refus de coopération, peut avoir pour conséquence des points « négatifs » imposés à la société et partant, un prochain contrôle AVS dans un délai plus court.

Conclusion :

Au vu de ce qui précède, il convient de relever que l’employeur a une obligation de renseigner dont l’étendue n’est pas clairement précisée dans les différentes bases légales et qui donne au réviseur une certaine latitude quant aux documents auxquels il demande à accéder.

Il n’est pas contraire aux dispositions légales pour un réviseur que de vouloir accéder à l’intégralité de la comptabilité (grand-livre, bilans, comptes P&P, etc.), mais il ne semble pas être en droit de demander un accès informatique à l’ensemble du système comptable de la société.

Si l’employeur fournit au réviseur tous les documents mentionnés dans le document intitulé « Instructions aux bureaux de révision sur l’exécution des contrôles d’employeurs », sous la forme de son choix, il remplit son devoir de renseignement et il ne peut lui être reproché un manque de collaboration.