La convocation d’une séance de conseil d’administration ne doit pas être prise à la légère

Bien que le droit suisse des sociétés soit très libéral en la matière, la convocation et la tenue d’une séance du conseil d’administration d’une société anonyme ne doit pas être prise à la légère.  Elle obéit à des règles précises qui, sans être nombreuses, doivent être scrupuleusement respectées, sous peine de nullité ou d’annulabilité.

En premier lieu, c’est le Président du conseil d’administration qui peut seul convoquer, à moins que que les statuts ou le règlement d’organisation de la société le prévoient différemment, ce qui est rarement le cas. Ainsi, les autres membres du conseil ne peuvent qu’ «exiger » du Président qu’il convoque une séance du conseil d’administration. Le droit de demander la convocation est cependant de nature impérative et ne peut donc pas être supprimé dans les statuts. La requête en convocation doit mentionner les motifs de cette convocation. Aucune autre forme n’est exigée.  En principe, cette requête peut donc être émise oralement auprès du Président.

Si celui-ci ne convoque pas, les membres ne peuvent pas passer outre et n’ont d’autre choix que de faire appel au juge. Les membres doivent alors démontrer que cette séance est essentielle à la bonne marche de la société et que la convocation doit être ordonnée sans délai. Il s’agit là d’une procédure sommaire et urgente. Un blocage provisoire de toute inscription au RC peut être requis à titre de mesures provisoires.

La convocation n’a pas besoin de revêtir une forme particulière.  Elle peut être orale ou écrite, c’est-à-dire envoyée par lettre, email ou fax. Elle mentionnera l’ordre du jour ainsi que le mode de tenue de la séance. Elle sera accompagnée de toutes les pièces et documents utiles pour cette séance (rapports, informations, etc…). Les motifs pour lesquels un membre du conseil a souhaité convoquer une séance particulière figureront également dans les termes de la convocation.

WILHELM Avocats SA – Me Christophe Wilhelm –  02 mai 2018