La tenue d’une séance du conseil d’administration doit suivre quelques règles fondamentales qu’il convient de soigneusement observer

La tenue d’une séance du conseil d’administration est soumise à un régime relativement libéral en droit suisse.

Ainsi, la tenue d’un procès-verbal en la forme écrite n’est exigée que dans les cas de séances du conseil d’administration composées d’au moins deux membres. Cela ne veut pas forcément dire que l’administrateur unique d’une société anonyme n’aura pas intérêt à documenter par écrit ses décisions. On pense par exemple en ce qui concerne ses relations avec le fisc, par exemple lors d’octroi de dividendes en sa faveur ou de définition de la quotité d’un compte-courant actionnaire.

Les décisions du conseil d’administration doivent être prises à la majorité simple des membres présents.  Rappelons que les membres ne peuvent se faire représenter lors d’une séance du conseil d’administration. Le principe légal de la majorité relative peut toutefois être modifié par les statuts pour prévoir des majorités absolues ou qualifiées. Les statuts peuvent également prévoir un quorum de présence, ce que la loi ne fait pas.

La tenue du conseil d’administration peut en premier lieu se dérouler sous la forme de délibérations collégiales lors d’une réunion dans un endroit déterminé à une heure et une date fixée à l’avance.  C’est la façon classique et ordinaire par laquelle une séance du conseil d’administration doit se dérouler. Cette réunion peut inclure des participants présents seulement par conférence téléphonique ou par vidéoconférence.

La loi prévoit également que les séances puissent avoir lieu par voie de circulation. Il faut toutefois que l’ensemble des membres du conseil d’administration aient été convoqués et aient pu requérir une discussion. Si tel est le cas, la voie de la délibération doit être adoptée pour les points à discuter.  Si tel n’est pas le cas, la séance se déroule sous la forme d’une approbation aux décisions figurant au procès-verbal circulant parmi les membres du conseil. La loi ne fixe ni quorum ni exigence de majorité. Signalons toutefois que selon l’article 23 al. 2 ORC les réquisitions au registre du commerce portant sur des faits à inscrire au registre doivent être signées par tous les administrateurs (même ceux qui ont voté contre) si elles ont été prises par voie de circulation.

WILHELM Avocats SA – Me Christophe Wilhelm –  07 mai 2018