Die Abhaltung von Generalversammlungen der Aktionäre während Coronavirus-Ausbrüchen

Die aktuelle Coronavirus-Pandemie macht die Aufgabe der Organisatoren von Generalversammlungen börsennotierter oder nicht börsennotierter Aktiengesellschaften besonders schwierig.

Am 16. März 2020 verstärkte der Bundesrat die Maßnahmen zum Schutz der Bevölkerung durch die Aufwertung auf das Niveau der „außerordentlichen Situation“ des Epidemiengesetzes. Alle Geschäfte, Restaurants, Bars sowie Unterhaltungs- und Freizeiteinrichtungen sind bis zum 19. April 2020 geschlossen. Diese Einschränkung gilt nicht für Lebensmittelgeschäfte und Gesundheitseinrichtungen. Einige Kantone haben zusätzliche Maßnahmen ergriffen, wie zum Beispiel der Kanton Waadt, der alle Versammlungen von mehr als zehn Personen verboten hat.

Die Aktiengesellschaften sind jedoch weiterhin verpflichtet, über ihren Verwaltungsrat innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres eine ordentliche Generalversammlung und so oft wie nötig außerordentliche Versammlungen einzuberufen (Art. 699 Abs. 2 OR). Obwohl es sich bei der Sechsmonatsfrist um eine ordentliche Frist handelt, deren Verletzung als solche nicht mit Sanktionen verbunden ist, haben Aktiengesellschaften jedes Interesse daran, dass innerhalb dieser Frist Hauptversammlungen abgehalten werden können, insbesondere wenn wichtige Entscheidungen wie Kapitalerhöhungen oder Satzungsänderungen getroffen werden müssen. Darüber hinaus müssen Generalversammlungen der Aktionäre nach dem Prinzip der Unmittelbarkeit organisiert werden, das verlangt, dass die Aktionäre physisch anwesend oder vertreten sein müssen, um frei diskutieren und ihre Stimmrechte ausüben zu können. Dies schließt die Möglichkeit aus, per Post oder Telefon abzustimmen oder Entscheidungen im Umlaufverfahren zu treffen.

Angesichts dieser außerordentlichen Situation änderte der Bundesrat die Verordnung 2 über Maßnahmen zur Bekämpfung des COVID-19 (Verordnung 2 COVID-19) (https://www.newsd.admin.ch/newsd/message/attachments/60666.pdf), indem er eine Ausnahme von dem oben beschriebenen Prinzip der Unmittelbarkeit vorsah.

So ermächtigt Art. 6a Verordnung 2 COVID-19 die Organisatoren von Gesellschaftsversammlungen, unabhängig von der voraussichtlichen Teilnehmerzahl und ohne Einhaltung der Einberufungsfrist, von den Aktionären zu verlangen, dass sie ihre Rechte (Stimmrecht, Fragerecht gegenüber dem Verwaltungsrat) schriftlich oder in elektronischer Form oder durch einen vom Organisator bestimmten Vertreter geltend machen. Der Organisator muss die Aktionäre jedoch spätestens vier Tage vor der Versammlung informieren. Art. 12 Abs. 6 der Verordnung 2 COVID-19 sieht vor, dass diese Maßnahmen bis zum 19. April 2020 wirksam sind.

Wenn der Verwaltungsrat beabsichtigt, von diesem neuen Artikel 6a Gebrauch zu machen, raten wir dem Verwaltungsrat, den Aktionär in klarer Weise zu informieren, um ihm die Ausübung seiner Rechte zu ermöglichen. Zu diesem Zweck sollte der Verwaltungsrat die auf der Generalversammlung zu treffenden Entscheidungen transparent und vollständig darstellen. Sie wird den Aktionär einladen, zu diesen Punkten Stellung zu nehmen. Ebenso sollte der Aktionär die Möglichkeit haben, dem Verwaltungsrat Fragen im Zusammenhang mit den Tagesordnungspunkten zu stellen. Die Antworten auf diese Fragen können in das Protokoll der Generalversammlung aufgenommen oder individuell an den Aktionär gerichtet werden. Schließlich ist unserer Meinung nach der effektivsten Art und Weise, mit dieser Situation umzugehen, die Ernennung eines unabhängigen Vertreters durch den Verwaltungsrat, die für börsennotierte Unternehmen obligatorisch ist (Art. 8 VegüV). In diesem Fall wird der Verwaltungsrat den Aktionären in der Einberufung alle relevanten Informationen über die Person des unabhängigen Vertreters und die Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts mitteilen.

Die derzeitige Pandemiesituation erfordert von jedem Einzelnen eine Anpassung seines Alltagslebens. Dies gilt auch für Aktiengesellschaften, die die Gebote der Geschäftskontinuität mit ihrer sozialen Verantwortung zur Eindämmung der Verbreitung des Virus in Einklang bringen müssen. Wir glauben, dass der Bundesrat einen intelligenten Weg gefunden hat, um diese widersprüchlichen Anforderungen in Einklang zu bringen.

WILHELM Avocats SA, RA Steve GOMES, 17.03.2020